Планировщик бизнес-процессов

Для кого. Для компаний, у которых в CRM работают бизнес-процессы и часть из них нужно запускать регулярно — каждый день в одно и то же время по подходящим элементам. И для администраторов, которым важно видеть, сколько процессов запущено на портале и какие из них зависли.

Что даёт. Приложение само находит элементы CRM по вашему фильтру и запускает по каждому выбранный шаблон бизнес-процесса по расписанию — без ручного запуска и без лишних роботов. А журнал показывает все запущенные бизнес-процессы портала с их возрастом, шаблоном и документом, поэтому зависшие процессы видно сразу, и их можно остановить.

Основные сценарии

• Напоминание об оплате. Каждое утро приложение находит счета в стадии «Новый», у которых наступила дата выставления, и запускает по каждому ваш бизнес-процесс напоминания.
• Работа с просроченными счетами. Фильтр «срок оплаты раньше сегодня» с подстановкой {today} каждый день сам берёт актуальную дату — процесс запускается по всем просроченным счетам.
• Любые регулярные процессы в CRM. Сделки, лиды, контакты, компании, предложения, счета и смарт-процессы: всё, что можно задать фильтром CRM, — например, сделки без движения больше 30 дней.
• Поиск зависших процессов. Журнал показывает, сколько бизнес-процессов запущено, сколько из них висит дольше 7 и 30 дней, по каким шаблонам и документам. Фильтры по шаблону, типу документа и возрасту.
• Остановка без захода в каждую карточку. Остановите процесс одной кнопкой или отметьте несколько и остановите их сразу, с двойным подтверждением.

Как это работает

Обходчик — это правило: сущность CRM, фильтр, шаблон бизнес-процесса и расписание: период действия, дни (каждый день, каждые N дней, по дням недели, по чётным или нечётным числам) и до шести запусков в сутки по часовому поясу портала. В форме сразу видны ближайшие запуски, а ошибки в фильтре — имя поля, стадия, формат даты — подсвечиваются ещё до сохранения. По одному правилу элемент получает не больше одного запуска в день, поэтому следующий запуск в тот же день берёт только новые подходящие элементы. Перед запуском можно проверить выборку: приложение покажет, сколько элементов попадает под фильтр, ничего не запуская. В истории видно каждый прогон: сколько элементов найдено, запущено, пропущено и какие были ошибки.

Журнал обновляется каждые 15 минут и по кнопке «Обновить сейчас». «Остановить» прерывает процесс, а его история остаётся в карточке документа. «Удалить» убирает процесс вместе с историей. Все действия пользователей записываются в аудит.

Начало работы

После установки в левом меню появится пункт «Планировщик бизнес-процессов». Создайте шаблон бизнес-процесса для нужной сущности CRM, затем нажмите «+ Добавить обходчик», задайте фильтр и расписание и нажмите «Проверить выборку». Журнал бизнес-процессов заполнится сам в течение 15 минут.

• Нужен тариф Битрикс24 не ниже «Стандартного»: приложение запускает бизнес-процессы.
• Устанавливать и открывать приложение может только администратор портала: журнал всех бизнес-процессов и их остановка доступны только администратору.
• Бизнес-процессы, которые запускает обходчик, вы создаёте сами. Приложение не добавляет своих действий в бизнес-процессы.
• Ограничения: до 50 обходчиков на портал, до 500 элементов за один прогон, до 6 запусков в сутки. Журнал учитывает до 2000 одновременно запущенных бизнес-процессов.
• Запуск происходит в течение минуты после времени из расписания по часовому поясу, выбранному в настройках приложения.
• Работает только в облачном Битрикс24.

1. Нажмите «Установить» и подтвердите доступ к разделам: CRM, бизнес-процессы, пользователи (минимальный доступ — для имён в журнале).
2. После установки откроется приложение, а в левом меню появится пункт «Планировщик бизнес-процессов».
3. На вкладке «Обходчики» в блоке «Настройки портала» проверьте часовой пояс: по нему считаются расписание и подстановка {today}.
4. Нажмите «+ Добавить обходчик». Выберите сущность CRM и шаблон бизнес-процесса для неё, задайте фильтр в формате JSON (например, {"stageId": "C1:NEW", ">=dateCreate": "{today-30}"}), расписание (период, дни и время запуска) и сохраните.
5. Нажмите «Проверить выборку», чтобы увидеть, какие элементы попадают под фильтр, и «Запустить сейчас» для первого прогона. Результат появится на вкладке «История прогонов».
6. Вкладка «Журнал БП» заполнится автоматически в течение 15 минут после установки или сразу по кнопке «Обновить сейчас».

Поддержка — по электронной почте info@datanika.ru.

• Время работы: по рабочим дням с 9:00 до 16:00 по московскому времени.
• Первый ответ — в течение одного рабочего дня.
• В письме укажите адрес портала и опишите, что происходит: какой обходчик, что ожидали и что получилось. Если есть ошибка — приложите её текст или скриншот.

Разработчик: Datanika (ИП Сурнина Айгуль Артуровна).